Tugas Komunikasi Bisnis (softskill)
Npm 17612397
Tiopan Antonio
3sa03
Tugas 3 dan 4 Komunikasi.
Tugas
3#
*Komunikasi
dalam organisasi
Komunikasi
Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di
antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu.
Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan
hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Pola komunikasi
bisnis
a. Pola roda
(wheel network)
Dalam pola ini,
seseorang bertindak sebagai titik pusat semua proses komunikasi. Anggota group
lainnya berfungsi untuk menstransfer dan menerima semua pesan melalui pemimpin
komunikasi. Dengan demikian maka pemimpin komunikasi bertindak sebagai
pengambil keputusan dan berhak untuk membagi pekerjaan serta memerintah anggota
lainnya. Berdasarkan penelitian pola ini merupakan pola komunikasi yang paling
terstruktur dan terpusat.
b. Pola rantai
(chan network)
Meskipun pola
rantai juga merupakan suatu pula yang terpusat, anggota lain dalam pola ini
juga berfungsi sebagai alat untuk menyalurkan informasi antara titik pusat
dengan orang-orang yang ada diujung garis komunikasi.
c. Pola
lingkaran (circle network)
Dalam pola ini,
semua anggota group mempunyai kesempatan yang sama untuk melakukan komunikasi.
Setiap orang bisa berbicara dengan dua orang lainnya. Selanjutnya informasi
menyebar dari satu orang ke orang lainnya. Dengan demikian maka setiap individu
membuat keputusan berdasarkan informasi yang sudah tersebar merata.
d. Pola bintang
(star network)
Setiap anggota
mempunyai kesempatan untuk berbicara dengan semua anggota lainnya.
*Mengelola
komunikasi bisnis
Pengelolaan
Komunikasi
11. Menangani pesan-pesan yang bersifat rutin
a. Mengurangi jumlah pesan
§ Manajer perlu menentukan skala prioritas
pesan.
§ Satu halaman surat butuh sumber uang / bahan,
waktu dan tenaga
§ Berapa biaya meng-edit, mencatat, mengetik
dan mengirimkan surat?
§ Sepucuk surat merupakan investasi berharga
§ Pertimbangan organisasi
· Berapa lama sebuah pesan dapat
diselesaikan?
· Bisakah pesan hanya disampaikan lewat
telpon?
· Dapatkah menjawab pertanyaan lewat
memo?
· Berapa banyak surat yang harus dibuat?
· Berapa banyak surat yang harus diarsipkan?
b. Instruksi yang jelas
· Manajer mempunyai tanggung jawab
khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi tahu apa yang harus
dilakukan.
· Komunikator dalam organisasi sudah
seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan
c. Mendelegasikan tanggung jawab
· Tujuan organisasi bisa tercapai bila
manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan
yang dibebankan kepada mereka.
· Manajer harus bisa mendelegasikan
pekerjaan komunikasi kepada bawahannya.
d. Melatih petugas
· Komunikator yang baik akan selalu
melakukan latihan-latihan yang teratur dan terencana dengan baik.
· Organisasi dianjurkan untuk memberikan
pelatihan bagi komunikator.
· Komunikator perlu meningkatkan dan
memperlancar kemampuan berbahasa dan ketrampilan presentasinya.
2.
Penanganan Krisis Komunikasi
· Semakin besar tantangan atau risiko
yang harus dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan atau ketrampilan yang
dibutuhkan.
· Cara penanganan krisis disuatu
perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain.
· Krisis komunikasi dalam perusahaan
dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan.
· Penanganan Krisis Kominikasi
Dua falsafah
dalam krisis komunikasi
· Bersikap diam
· Katakan apa yang terjadi dan segera
Menurut para
ahli public relation, menangani krisis komunikasi dengan menjelaskan masalah
dengan terbuka kepada publik dan karyawan, lalu mencari sumber masalah dan
berusaha mengendalikan.
Beberapa hal
yang dapat dilakukan dalam krisis komunikasi
· Siapkan tim yang trampil dan cekatan
dalam penanganan krisis
· Manajemen puncak harus segera
bertindak
· Ciptakan pusat informasi sebagai
representasi perusahaan yang baik
· Ceritakan kejadian secara menyeluruh,
terbuka dan jujur.
· Tunjukan keseriusan perusahaan, tidak
hanya dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan nyata.
Meningkatkan
Keterampilan Komunikasi
· Bila kita mengetahui dinamika
komunikasi, kita dapat membaca secara akurat apa yang terjadi dalam organisasi.
· Keterampilan komunikasi, kemampuan
membaca, menulis, mendengar dan berbicara sangat penting untuk dipelajari.
· Keterampilan khusus yang diperlukan
dalam komunikasi bisnis:
o Membaca
o Mendengarkan
o Membuat percakapannya menarik
o Wawancara
o Berdiskusi
o Presentasi
Menulis surat,
memo dan laporan
Masalah
komunikasi dalam organisasi
Dalam proses
organisasi tidaklah selalu mulus, tentunya akan banyak terjadi
hambatan-hambatan pada perjalanananya. Hambatan yang sering muncul adalah
hambatan komunikasi, karena komunikasi adalah kunci utama dalam kesuksesan
organisasi mengingat banyaknya orang yang terlibat didalammnya. Hambatan
tersebut tentunya bukan menjadi suatu pengganjal dalam organisasi karena semua
hambatan pastinya dapat diselesaikan dengan baik dan tepat. Berikut ini adalah
macam-macam hambatan dalam organisasi yaitu :
Hambatan dari
Proses Komunikasi yaitu hambatan yang timbul dari ketidak jelasan informasi
yang akan disampaikan.
Hambatan Fisik
yaitu hambatan yang terjadi akibat ada gangguan cuaca, gangguan sinyal, dsb
Hambatan
Semantik yaitu hambatan yang terjadi akibat pemahaman yang sedikit mengenai
bahasa dan istilah-istilah asing yang digunakan dalam informasi atau pesan
Hambatan
Psikologis yaitu hambatan yang berasal dari gangguan kondisi kejiwaaan dari si
pengirim pesan atau penerima pesan sengingga mengakibatkan informasi tersebut
mengalami perubahan
Hambatan
Manusiawi yaitu hambatan yang terjadi akibat tingkat emosi manusia yang tidak
menentu dalam menyikapi informasi atau pesan
Hambatan
Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi
yaitu hambatan yang timbul akibat komunikasi dengan atasan atau bawahan
mengalami kendala seperti tingkat pemahaman terhadap suatu informasi yang
berbeda yang mengakibatkan sebuah hambatan.
Hambatan-hambatan
Antar Pribadi yaitu hambatan yang timbul antar pribadi didalam sebuah
organisasi, biasanya hambatan ini muncul karena adanya salah paham antar
pribadi yang menyangkut masalah tugas dan wewenang dari orang yang ada dalam
organisasi
Dari berbagai
hambatan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa proses komunikasi itu tidak
mudah dan memerlukan jalan yang sangat panjang untuk mencapai suatu tujuan
tertentu dalam organisasi dan dalam aktivitas lainnya.
TUGAS
4#
Jenis –jenis komunikasi
1. KOMUNIKASI MENURUT CARA PENYAMPAIAN
Pada dasarnya setiap orang dapat berkomunikasi satu
sama lainnya karena manusia selain mahluk individu juga sekaligus mahluk sosial
yang memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua
orang dapat secara trampil berkomunikasi, oleh karena itu perlu dikenali berbagai
cara penyampaian informasi.
Kiranya tidak terlalu sulit untuk mengenali
cara-cara penyampaian informasi dalam komunikasi, karena pada dasarnya kita
telah melakukannya dalam kehidupan sehari-hari.
Menurut cara penyampaian informasi dapat dibedakan
menjadi :
a. Komunikasi Lisan
· Komunikasi
yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, dimana dua belah
pihak dapat bertatap muka, misalnya dialog dua orang, wawancara maupun rapat
dan sebagainya.
· Komunikasi
yang terjadi secara tidak langsung karena dibatasi oleh jarak, misalnya
komunikasi lewat telepon dan sebagainya.
b. Komunikasi Tertulis
Komunikasi Tertulis adalah komunikasi yang
dilaksanakan dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang
sifatnya singkat, jelas tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan
maksud-maksud tertentu.
Contoh-contoh komunikasi tertulis ini antara lain:
- Naskah, yang biasanya dipergunakan untuk menyampaikan berita yang bersifat komplek.
- Blangko-blangko, yang dipergunakan untuk mengirimkan berita dalam suatu daftar.
- Gambar dan foto, karena tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.
- Spanduk, yang biasa dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada banyak orang.
Dalam berkomunikasi secara tertulis, sebaiknya
dipertimbangkan maksud dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Disamping itu
perlu juga resiko dari komunikasi tertulis tersebut, misalnya aman, mudah
dimengerti dan menimbulkan pengertian yang berbeda dari yang dimaksud.
2. KOMUNIKASI MENURUT KELANGSUNGANNYA
Di dalam proses komunikasi dapat kita ketahui
terjadinya interaksi dua belah pihak tersebut sebagai berikut :
l. Komunikasi Langsung
Proses komunikasinya dilaksanakan secara langsung
tanpa bantuan perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan
tidak dibatasi oleh jarak.
2. Komunikasi Tidak Langsung
Proses komunikasinya dilaksanakan dengan bantuan
pihak ketiga atau bantuan alat-alat atau media komunikasi.
3. KOMUNIKASI MENURUT PERILAKU
Komunikasi merupakan hasil belajar manusia yang
terjadi secara otomatis, sehingga dipengaruhi oleh perilaku maupun posisi
seseorang. Menurut perilaku, komunikasi dapat dibedakan menjadi :
l. Komunikasi Formal
Komunikasi yang terjadi diantara anggota organisasi
/ perusahaan yang tata caranya telah diatur dalam struktur organisasinya,
misalnya rapat kerja perusahaan, konferensi, seminar dan sebagainya.
2. Komunikasi Informal
Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi
atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak
mendapat pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan
organisasi atau perusahaan, misalnya kabar burung, desas-desus, dan sebagainya.
3. Komunikasi Nonformal
Komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang
bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang berhubungan dengan
pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang
bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut, misalnya rapat
tentang ulang tahun perusahaan, dan sebagainya.
Maka dapat diketahui bahwa komunikasi formal,
informal dan nonformal saling berhubungan, dimana komunikasi nonformal
merupakan jembatan antara komunikasi formal dengan komunikasi informal yang
dapat memperlancar penyelesaian tugas resmi, serta dapat mengarahkan komunikasi
informal kepada komunikasi formal.
4. KOMUNIKASI MENURUT MAKSUD KOMUNIKASI
Bila diperhatikan dengan seksama, maka dapat
diketahui bahwa komunikasi dapat terlaksana bila terdapat inisiatif dari
komunikator maka maksud terlaksananya komunikasi lebih banyak ditentukan oleh
komunikator tersebut. Menurut maksud dilakukan komunikasi dapat dibedakan
sebagai berikut:
- Pidato
- Ceramah
- Memberi prasaran
- Wawancara
- Memberi perintah atau tugas
Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator
menjadi faktor penentu, demikian pula kemafipuan komunikator tersebutlah yang
memegang peranan keberhasilan proses komunikasinya.
5. KOMUNIKASI MENURUT RUANG LINGKUP
Ruang lingkup terjadinya komunikasi merupakan
batasan jenis komunikasi ini. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat
dibedakan sebagai berikut:
l. Komunikasi Internal
Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau
lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi
atau perusahaan tersebut saja.
Komunikasi Internal ini dapat dibedakan menjadi 3
macam yaitu :
ü Komunikasi Vertikal, yaitu
komunikasi yang terjadi dalam bentuk komunikasi dari atasan kepada
bawahan, misalnya perintah, teguran, pujian, petunjuk dan sebagainya.
ü Komunikasi Horisontal, yaitu
komunikasi yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi/ kantor
diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan sejajar.
ü Komunikasi Diagonal, yaitu
komunikasi yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau
kantor diantara orang – orang yang mempunyai kedudukan tidak sama pada posisi
tidak sejalur vertikal.
2. Komunikasi Eksternal
Komunikasi yang berlangsung antara organisasi atau
perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada di luar organisasi atau perusahaan
tersebut. Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk :
- Eksposisi, pameran, promosi, publikasi dan sebagainya
- Konperensi pers( press release )
- Siaran televisi, radio, dan sebagainya
- Bakti sosial, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainya
Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapat
pengertian,kepercayaan, bantuan dan kerjasama dengan masyarakat.
6. KOMUNIKASI MENURUT ALIRAN INFORMASI
Informasi merupakan muatan yang menjadi bagian pokok
dalam komunikasi, oleh karena itu arah informasi tersebut akan menentukan macam
komunikasi yang sedang terjadi. Komunikasi menurut aliran informasi dapat
dibedakan sebagai berikut :
- Komunikasi satu arah ( simplex )
Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja (one
way communication ). Pada umumnya komunikasi ini terjadi dalam keadaan
mendesak atau darurat atau yang terjadi karena sistem yang mengaturnya harus
demikian, misalnya untuk menjaga kerahasiaan atau untuk menjaga kewibawaan
pimpinan.
- Komunikasi dua arah ( duplex )
Komunikasi yang bersifat timbal balik ( two
ways communication ). Dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk
memberikan respons atau feed back kepada komunikatornya. Maka komunikasi ini
dapat memberikan kepuasan kedua belah pihak dan dapat menghindarkan terjadinya
kesalah pahaman.
- Komunikasi ke atas
Komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan.
- Komunikasi ke bawah
Komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.
- Komunikasi ke samping
Komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki
kedudukan sejajar.
Dengan demikian arah informasi tersebut akan dianut
sebagai bentuk interaksi komunikasinya.
7. KOMUNIKASI MENURUT JARINGAN KERJA
Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan
komunikasi akan terlaksana menurut sistem yang ditetapkannya dalam jaringan
kerja. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi :
· Komunikasi
jaringan kerja rantai
Komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi
organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
· Komunikasi
jaringan kerja lingkaran
Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang
berbentuk seperti lingkaran. Saluran komunikasi lebih singkat dan merupakan
kebalikan dari jaringan kerja rantai.
· Komunikasi
jaringan bintang
Komunikasi ini terjadi melalui satu’sentral dan
saluran yang dilalui lebih pendek.
